Preguntas Frecuentes

Conozca las preguntas más frecuentes consultadas por los proveedores sobre los procesos de contratación.

 

1. Quiero ser proveedor de Procaps, ¿Qué debo hacer?

Las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras interesadas en los procesos de contratación deben realizar contacto inicial al correo proneg@procaps.com.co, el cual será redireccionado a un ejecutivo de negocio que evaluará la solicitud y, en caso de ser aprobado, habilitará un usuario y contraseña para acceso al Portal de Proveedores y así realizar el registro. Una vez finalizado el proceso de inscripción, el proveedor deberá estar atento a la comunicación de aprobación o rechazo del registro.

Si tiene alguna duda con respecto al proceso de vinculación, escríbanos al correo proneg@procaps.com.co
 

1. ¿Cómo puedo consultar mi estado de cuenta, facturas y pedidos?

Para consultar el estado de las facturas, el proveedor debe ingresar al Portal de Proveedores https://www.procapslaboratorios.com/Proveedores con su respectivo usuario y contraseña, desde allí puede consultarlos.

 

1. ¿Por qué en el comprobante de pago que recibí, el valor cancelado es inferior al valor de la factura?

El valor neto pagado de una factura al proveedor puede resultar inferior al valor de la factura ya que realizamos las retenciones de ley (impuestos), además, hay que tener en cuenta que estas retenciones varían según el caso y condiciones de cada proveedor.  No obstante, en caso de que sigan existiendo diferencias, luego de tener en cuenta lo anterior, debe comunicarse con el colaborador que tenía el rol de comprador o el interventor para informar la situación.

 

1. ¿Dónde y cómo se radican las facturas / cuentas de cobro en PROCAPS?

Las facturas de bienes deben ser entregadas junto con la mercancía en la bodega o sitio de entrega que se indica en el pedido de compra según la ciudad en Colombia.  El proveedor debe entregar original y copia de la factura y una tercera copia, si requiere una copia con sello de recibido. La factura debe indicar el número del pedido de compra, y es muy importante tener presente que no se reciben fotocopias.

Las facturas de servicio físicas luego de haber entregado el servicio a satisfacción deben radicarse en forma personal o vía correo certificado, en las siguientes direcciones:
 

• Planta Barranquilla: Vía 40 No 80-131 Barranquilla-Colombia
• Planta Pharmayect Bogotá: Carrera. 129 No 22B-57 Int. 40 - Bogotá
• Planta Alinova Bogotá: Avenida Boyacá No. 23-66 Bogotá-Colombia
• Sede Administrativa Bogotá: Avenida Carrera 15 No 106-65 piso 6 edificio Colpatria

*Toda factura y/o cuenta de cobro debe indicar el pedido de compra:
 
Si el proveedor ya es facturador electrónico lo puede hacer a través de los siguientes contactos:
 

• facturaelectronica@procaps.com.co Si es proveedor de bienes (distinto a materias primas, material de empaque, insumos y reactivos de laboratorio) y Servicios de la Planta Barranquilla.
• facturacionbienes@procaps.com.co Si es proveedor de materias primas, materiales de empaque, reactivos e insumo de laboratorio de la Planta Barranquilla.
• facturacionbogota@procaps.com.co Si es proveedor de la planta Bogotá de cualquier categoría.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura/cuenta de cobro para que sea recibida a conformidad?

 

• Ser un documento original y definitivo. En tal sentido, no se aceptará una factura proforma ni fotocopias.
• Ser expedida por el vendedor del bien o prestador del servicio y carecer enmendaduras que generen algún tipo de ambigüedad o mal interpretación.
• Si se trata de factura debe cumplir los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario
• El documento debe estar denominado expresamente como Factura de Venta a menos que el proveedor no esté obligado a facturar.
• La factura se recibe en original y cuando se anexa copia de esta, debe corresponder a la fiel copia de la original.
• Contener los apellidos y nombre completo o razón social del proveedor.
• NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• NIT del adquirente de los bienes o servicios en conjunto con la discriminación del IVA pagado.
• En la factura se debe visualizar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta y que se encuentre incluido en la numeración expresada en la resolución que se indica en el cuerpo de la factura.
• Se debe chequear que la factura contenga la fecha de expedición de la misma.
• En la factura debe contener la descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Incluir el valor unitario y discriminación del IVA del artículo en caso de encontrarse gravado con dicho impuesto.

En caso de no cumplir con algunos de los requisitos expuestos, el documento será devuelto en un periodo no mayor a 3 días hábiles.
 

¿Qué requisitos necesito cumplir para realizar la venta de una factura?

• Carta informativa de notificación de la venta de facturas firmada por el Representante Legal de la empresa a la cual pertenece el Proveedor/Contratista y con la especificación de: Razón Social, NIT, correo electrónico y teléfono, nombre y cédula del representante legal, así como la relación de la (s) factura (s) sobre la(s) cual (es) efectúa la venta. También debe contener los datos de la entidad a la cual se le vendieron las facturas (Razón social, NIT, dirección, teléfono, tipo y número de cuenta bancaria en donde se deben depositar los pagos).
• Adjuntar los certificados de Cámara y Comercio actualizados (no mayor a 30 días de expedición) de ambas empresas (Proveedor/contratista y comprador de la factura).
• Adjuntar el original del título valor debidamente endosado en la parte de atrás con la firma del Representante Legal del emisor de la factura y la fecha de negociación de la factura, adjuntar dos copias fiel copia de la factura original.

Proveedores embargados no podrán acceder al beneficio y la solicitud les será devuelta.

¿Cómo debo despachar a Procaps bienes y servicios con impacto  directo en la operación (Materias primas, materiales de empaque, insumos y reactivos de laboratorio), GxP?

 

• Todo material recibido en Procaps debe ser despachado con factura indicando el número de pedido de compra correspondiente, lista de empaque y certificado de análisis del material.
• Las mercancías deben ser despachadas en la fecha solicitada y de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas.
• Los despachos de las materias primas deben efectuarse máximo en dos lotes, incluyendo el respectivo certificado de análisis del fabricante y hoja de seguridad para el primer despacho.
• El certificado del fabricante debe incluir fecha de fabricación y fecha de vencimiento del producto.
• Por cada tambor despachado el proveedor debe marcar el número de lote y su contenido (descripción y cantidad).
• Todas las materias primas y productos terminados deben llegar con mínimo el 80% de vida útil.

¿Cómo debo despachar a Procaps bienes comunes?

• Todo material recibido en Procaps debe ser despachado con factura indicando el número de pedido de compra correspondiente., lista de empaque y certificado de análisis y documentación aplicable según el material.
• Las mercancías deben ser despachadas en la fecha solicitada y de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas.
• El certificado de análisis, si aplica para el material, debe incluir fecha de fabricación y fecha de vencimiento del producto.
• Cada pieza de embalaje despachada el proveedor debe indicar la descripción, cantidad y número de lote si aplica para el material
• Todos los materiales con control de vida útil deben llegar con mínimo el 80% de su vida útil total.